Bästa arbetsverktyget är en tom inkorg

Idéer dyker upp i huvudet hela tiden, viktiga som oviktiga. Det är sällan den aspekten av att vara kreativ som är svår. Det är när det verkligen gäller att kreera – att skapa – något av alla idéer som det kör ihop sig (i alla fall för mig).

Du har så mycket bra material, men det ändå är svårt att komma igång, för du vet inte vilken tråd du ska dra i. Allt är ju viktigt, och klockan tickar, och du blir sittande med stress och frustration. Känner du igen dig?

Min lösning har varit att få ordning på arbetsflödet. Tankarna får inte stanna i huvudet för länge, då krockar de med alls nya impulser. Detsamma gäller bilder i kameran, kvitton i plånboken och mail i inkorgen. Allt måste tas vidare till en bestämd plats, för att antingen åtgärdas, sparas eller slängas. Jag tänkte beskriva mitt upplägg, som bygger på en metod, ett par digitala tjänster och lite disciplin.

Metoden heter ”Getting things done” eller GTD. Hela historien med GTD började 2001 med att en man vid namn David Allen skrev boken ”Getting things done”, (på svenska ”Få det gjort – svart bälte i vardagseffektivitet”). Där beskriver han grundligt metoden som ger dig ett ”sinne som vatten”.

Enkelt uttryckt går metoden ut på att samla alla saker som ska göras i ett logiskt, överskådligt och tillförlitligt system för att sedan snabbt kunna avgöra vilken åtgärd som ska göras vid varje tillfälle.

GTD-metoden har ett arbetsflöde som går igenom fem stadier:

  1. Samla in
  2. Bearbeta
  3. Organisera
  4. Gå igenom
  5. Göra

För att detta ska låta sig göras måste vi bestämma oss för Systemet med stort S. Det handlar om att radikalt banta ner alla hjälpmedel som post it-lapparna på skärmen, dina fem parallella anteckningsböcker, tretton undermappar i mailboxen och ännu fler lösa papper på skrivbordet. Allt måste ner till det enda Systemet.

Jag skulle säga att det största bekymret är e-posten. Det är så många som förlitar sig på sin inbox för alldeles för många olika saker. Några exempel:

  1. Ett uppgift kom ursprungligen som ett mail. Jag kan inte ta bort mailet, för uppgiften är fortfarande inte löst.
  2. Jag har svarat på ett mail, och väntar på en bekräftelse. Jag lämnar mailet i inboxen för personen har inte återkommit.
  3. Nyhetsbrev och andra intressanta saker som jag ska läsa när jag får tid.
  4. Mail som jag inte vet varför jag inte sparar i en speciell mapp eller slänger. Jag kanske vill bli påmind om någon jag ska kontakta eller vill hålla kvar en idé i minnet.

Tänk dig istället scenariot Inbox Zero. Alla inkommande mail har en given plats i Systemet, och kategoriseras som antingen Agera nu, Släng, Placera i en att göra-lista eller Arkivera. När systemet är igång använder du bara mailprogrammet till att skicka och ta emot mail (!).

Metoden GTD är alltså inget nytt påhitt, tusentals människor använder det, och det handlar inte om särskilt komplicerad logik.

Det program jag använder för att samla in, sortera och påminna är Evernote. I grunden ett anteckningsprogram, som går att anpassa för att skapa göra-listor, påminnelser mm. Det finns en massa smarta tillägg till Evernote. Du kan vidarebefordra mail direkt till en mapp i Evernote med ett Outlook-tillägg. Du kan fota ett kvitto med Evernotes mobil-app, i datorn kan du sedan söka på innehållet i texten på kvittot. Du kan spara en hel webbsida direkt från Chrome, osv.

Det finns flera olika idéer om hur man bäst GTD-anpassar Evernote, och mitt system är en blandning av ett par idéer. Det handlar om att skapa ett par mappar och ett antal genomtänkta taggar som jag märker mina anteckningar med. Jag har tre grundläggande mappar: Inkorg, Att göra och Arkiv. I Inkorgen hamnar ”allt”. Mail, bilder, spontana anteckningar i mobilen. Det som sedan hamnar i Att göra-mappen taggas med en prioritetstagg, 1-5.

En styrka med Evernote är att det är extremt sökvänligt. Så egentligen är inte taggarna livsnödvändiga. Du kommer att hitta det du söker ändå (även handskriven text i en bild från en mobilkamera). Men med hjälp av taggarna kan du få överskådliga listor av allt som hänger ihop på något sätt.

Disciplinen slutligen. Systemet jobbar ju inte av sig själv. Att tömma hjärnan och Outlook, och vila i att Evernote har strukturen, kräver ändå att jag dagligen sorterar, slänger och arkiverar. Men i jämförelse med stressen över att försöka hålla allt viktigt i huvudet, samtidigt som jag försöker utföra kreativa arbetsuppgifter, är det en ren fröjd att kunna se en tom inkorg och istället fokusera på det roliga jobbet.

Vill du veta mer om hur du kan anpassa dina system för ett mer produktivt och kreativt arbetssätt?

Jag berättar gärna mer om arbetsflödet i GTD, om grunderna i Evernote och hur du får allt att samspela i en kurs eller workshop. Hör av dig!

Lämna ett svar

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *


Välkommen!

Budskapet kommunikationsbyrå
Villavägen 8, 517 36 Bollebygd
hej@budskapet.se   +46 738 406640
Facebook Messenger

Prenumerera på Budskapets nyhetsbrev för tips och inspiration kring strategiskt berättande.


© 2019 Budskapet kommunikationsbyrå