Vill du få bättre ordning på mejlen och lättare se vad som faktiskt kräver din uppmärksamhet? Genom att organisera inkorgen med regler, filter och mappar kan du skilja viktiga arbetsmejl från nyhetsbrev och annat som kan vänta. Här går vi igenom steg för steg hur du skapar en enklare och mer fokuserad inkorg i både Outlook och Gmail.

Grundprincipen är enkel: inkorgen ska innehålla sådant som kan kräva din uppmärksamhet. Nyhetsbrev och annat som du vill läsa senare ska automatiskt sorteras undan. På så sätt behöver du inte själv sortera varje mejl som kommer in.

Organisera inkorgen i Outlook

Skapa en mapp för nyhetsbrev

Börja med att skapa en ny mapp i Outlook. Du kan till exempel kalla den Nyhetsbrev eller Läs senare.

Skapa regler för nyhetsbrev i Outlook

Nästa steg är att låta Outlook göra sorteringen automatiskt. När du får ett nyhetsbrev som du vill fortsätta prenumerera på markerar du mejlet och skapar en regel för avsändaren. Regeln ska flytta framtida meddelanden från samma avsändare till Nyhetsbrev.

Du kan också välja att köra regeln på meddelanden som redan finns i inkorgen. Då kan du snabbt städa bort äldre nyhetsbrev. Du behöver inte försöka identifiera alla nyhetsbrev på en gång. Skapa istället regler efter hand som nyhetsbreven dyker upp. Efter några veckor har du börjat fånga upp återkommande avsändare och inkorgen blir mer överskådlig.

OBS! Undvik alltför generella regler för massutskick. Orderbekräftelser, fakturor, driftmeddelanden och information från olika kundsystem kan annars råka sorteras bort tillsammans med nyhetsbreven.

Använd flaggor för mejl som kräver en åtgärd

Vissa mejl innehåller en konkret arbetsuppgift. Då kan du flagga mejlet i Outlook. Flaggan visar att det inte bara är ett meddelande du behöver läsa utan något du faktiskt behöver agera på.

Har du redan ett separat system för arbetsuppgifter bör Outlook däremot inte bli ytterligare ett projektledningssystem. Använd flaggan som en tillfällig markering och flytta större arbetsuppgifter till det system där du normalt planerar ditt arbete.

Använd Prioriterad inkorg i Outlook

Outlook har också funktionen Prioriterad inkorg, som delar upp inkommande mejl i Prioriterad och Övrig. Den kan vara ett bra komplement till dina egna regler.

Skillnaden är att Outlook försöker avgöra vilka meddelanden som är viktiga för dig, medan en regel du själv skapat alltid följer dina instruktioner. Du kan därför låta Prioriterad inkorg hjälpa till med den löpande sorteringen samtidigt som nyhetsbrev du själv valt automatiskt hamnar i Läs senare-mappen.

Bestäm när du läser nyhetsbreven

Det finns förstås en risk med en mapp som heter ”Läs senare”: senare kan lätt bli aldrig.

Bestäm därför när du faktiskt ska titta i mappen. Det kan exempelvis vara en eller två gånger i veckan när du har lite mer tid. Öppna mappen, skumma igenom de senaste utskicken och läs det som verkar intressant. Resten kan du radera eller arkivera. Du behöver inte ha som mål att komma ner till noll olästa nyhetsbrev. Se istället mappen som en informationsström där du själv väljer vad som är värt din tid.

Organisera inkorgen i Gmail

Samma grundprincip fungerar i Gmail, men här använder vi framför allt etiketter och filter istället för Outlooks mappar och regler.

Skapa etiketten Läs senare i Gmail

Börja med att skapa en etikett som heter exempelvis Läs senare eller Nyhetsbrev.

Etiketten blir platsen där du samlar sådant du faktiskt vill ha kvar och kunna läsa, men som inte behöver konkurrera med arbetsmejlen om din uppmärksamhet.

Skapa filter för nyhetsbrev i Gmail

När du får ett nyhetsbrev som du vill spara kan du använda funktionen Filtrera meddelanden som dessa.

Skapa ett filter som känner igen avsändaren och välj sedan:

Hoppa över inkorgen (Arkivera) och Använd etiketten → Läs senare

Det innebär att framtida nyhetsbrev från avsändaren finns fortfarande kvar i Gmail och går att söka fram, men de visas inte längre i din vanliga inkorg. När du själv öppnar etiketten Läs senare hittar du nyhetsbreven där.

Använd filtret på gamla mejl

När du skapar ett Gmail-filter kan du även låta det gälla befintliga konversationer som matchar filtret. Det är ett snabbt sätt att städa en överfull inkorg.

Har du massor av gamla nyhetsbrev från samma avsändare kan Gmail sortera undan dem på en gång istället för att du ska hantera varje meddelande manuellt.

Utnyttja Gmails kategorier

Gmail har dessutom egna kategorier som exempelvis Primärt, Kampanjer och Socialt.

De kan hjälpa till med ytterligare sortering, men fyller inte riktigt samma funktion som din Läs senare-etikett.

Stjärnmärk mejl som kräver återkoppling

Precis som du kan flagga ett mejl i Outlook kan du använda stjärnan i Gmail för meddelanden som du behöver återkomma till.

En enklare inkorg med samma princip

Oavsett om du använder Outlook eller Gmail är målet egentligen detsamma.

Viktiga mejl ska vara lätta att upptäcka. Information som kan vänta ska inte konkurrera om din uppmärksamhet.

Det viktiga är alltså inte att sortera mejlen efter vad de handlar om, utan efter vad du behöver göra med dem.

När Outlook eller Gmail tar hand om den första grovsorteringen blir inkorgen mindre av ett ständigt inflöde av information – och mer av en arbetsyta där det blir lättare att se vad som faktiskt behöver din uppmärksamhet.